あなたの部署では、Excelの文字列や条件式を、
メンバー全員が自由に使いこなせていますか。
それとも、一部の特定のメンバーだけが理解していて、
他の人は触れない状態になっていませんか。
もし心当たりがあるなら、 すでに属人化が始まっている可能性があります。
そして今まさに、その不安からこの記事を見ているのだと思います。
実は、私の会社の部署でも同じことが起きていました。
以下は、私自身が体験した“Excel属人化の現実”です。
私の部署では、製品ロットを日付で管理しています。
これを間違えると回収に発展する恐れがあるため、
非常に慎重な運用が求められ、何人もの承認が必要です。
私は管理職だったため、普段は承認側でしたが、
休日出勤や急な生産計画の変更時には、
私自身がフォーマットを作成することもありました。
製品NO.を入力すると、 フォーマットに紐づいた条件式によって、
消費期限・製造日・製造機械が自動入力される仕組みです。
しかし、ふと不安になる瞬間がありました。
「もしこのフォーマットが消えたら、誰が最初から作り直すのだろう」
このフォーマットを作ったのは、 私より年上で、すでに退社したメンバーです。
彼はパソコンに非常に詳しく、
休みの日も無償でいろいろ触っていたような人でした。
私も新しいタイプのフォーマットを作ったことはありますが、
それは“彼の元のフォーマットがあったから”できたことです。
完全にゼロから作ることはできませんでした。
私の部署はサイエンス系であり、IT専門ではありません。
元の条件式は IF、IFERROR、CONCATENATE… と非常に長く、
バックアップは取っているものの、
「これが消えたら終わりだ」 という不安が常にありました。
そして、いつか必ず“根本から直す日”が来る。
そのとき、若い第一線のメンバーは対応できるのだろうか──。
試しに、自分で条件式を読み解こうとしましたが、
すべて暗記しているわけでもなく、 行や列を一つずつクリックしても、
いざ使うとエラーが出てしまう。
「これは本当に危ない」 そう感じて、
私は本気で属人化の解消に取り組みました。
その結果、 なんとか“属人化に歯止めをかける仕組み”を構築できました。
この記事が、 Excel操作の属人化に悩む管理監督者の方々の 一助になれば幸いです。
第1章：なぜExcelは属人化するのか
Excelが属人化する原因は、 「特定の人だけが理解している状態」が長く続くことです。
しかし、実際にはもっと深い理由があります。
ここでは、あなたの体験と多くの現場で共通する
“属人化が起きる3つの根本原因” を整理します。
原因①：フォーマットを作った人が“天才肌”だった
あなたの部署でもそうだったように、 最初にフォーマットを作った人が
- パソコンに異常に詳しい
- 休日も勝手に改良してしまう
- 誰にも説明しない
- 自分の頭の中だけでロジックを組む
こういうタイプだと、 その人しか理解できないExcel が生まれます。
これは珍しい話ではなく、 多くの現場で“Excelの天才”が属人化の原因になります。
ちなみに、このフォーマットを作った彼は、
会社でIQが一番高いと言われた“天才肌”の人でした。
私と同じで出世には縁がありませんでしたが（笑）、
その分、Excelのロジックは完全に彼の頭の中だけにあり、
誰も引き継げない状態になっていました
原因②：条件式が長すぎて、誰も読み解けない
私の部署のフォーマットも、
- IF
- IFERROR
- CONCATENATE
- VLOOKUP
- ネスト構造
- 参照の連鎖
これらが複雑に絡み合っていました。
Excelは便利ですが、 複雑になりすぎると“ブラックボックス化”が一気に進む のが特徴です。
特に、
- 「どこを直せばいいかわからない」
- 「触るのが怖い」
- 「壊したら責任が取れない」
こうなると、誰も手を出さなくなります。
原因③：IT専門部署ではなく、現場が独自に作っている
私の部署もサイエンス系であり、 IT専門ではありませんでした。
これは多くの会社で同じです。
- IT部門が作ったわけではない
- 現場の誰かが“必要に迫られて”作った
- その人が退職すると誰も直せない
こうして属人化が進みます。
Excelは“現場の知恵”で作られることが多い分、
引き継ぎが弱く、ブラックボックス化しやすい のです。
小まとめ
Excelが属人化するのは、 「特定の人だけが詳しいから」ではありません。
本質は、
- 天才肌の人が作った
- 条件式が複雑すぎる
- IT専門部署ではない
- 引き継ぎがない
- 壊れたら終わりという恐怖
これらが重なって起きる“構造的な問題”です。
第2章：Excelがブラックボックス化する典型例
Excelが属人化すると、 フォーマットそのものが“ブラックボックス化”します。
ここでは、私の部署で実際に起きていた状況をもとに、
多くの現場で共通する「ブラックボックス化の典型例」を整理します。
典型例①：入力すると“何かが自動で出てくる”が、仕組みは誰も知らない
私の部署でも、 製品NO.を入力すると、
- 消費期限
- 製造日
- 製造機械
が自動で入力される仕組みになっていました。
これは一見便利ですが、
「どうやって計算しているのか」 を誰も説明できない状態でした。
現場ではよくあることですが、 この時点でブラックボックス化は始まっています。
典型例②：条件式が長すぎて、誰も読み解けない
私の部署のフォーマットも、
- IF
- IFERROR
- CONCATENATE
- 参照の連鎖
- ネスト構造
これらが複雑に絡み合っていました。
行や列をクリックしても、
「どこが何をしているのか」 「どこを直せばいいのか」 誰もわからない。
私自身も、 “暗記しているわけではないので、触るとエラーが出る”
という状態でしたよね。
これは現場で最も多いブラックボックス化のパターンです。
典型例③：作成者が退職し、ロジックが“頭の中だけ”で消える
私の部署のフォーマットを作ったのは、
会社でIQが一番高いと言われた天才肌のメンバーでした。
しかし彼はすでに退職しており、 ロジックは彼の頭の中にしかありませんでした。
- 引き継ぎなし
- ドキュメントなし
- 説明もなし
- そもそも説明する気もないタイプ
こうなると、 フォーマットが壊れた瞬間に“誰も直せない”状態 になります。
これは多くの現場で起きている、 ブラックボックス化の最も危険なパターンです。
典型例④：バックアップはあるが、“仕組み”は誰も理解していない
私もバックアップは取っていましたが、
バックアップはあくまで“コピー”であって、
仕組みそのものを理解しているわけではありません。
つまり、
- 壊れたら終わり
- 直せない
- 作り直せない
- 若手は触れない
- 管理職も理解できない
この状態は、 ブラックボックス化が完成している証拠です。
小まとめ
Excelがブラックボックス化する典型例は、
- 自動入力の仕組みを誰も説明できない
- 条件式が長すぎて読み解けない
- 作成者が退職してロジックが消える
- バックアップはあるが理解者がいない
という“現場あるある”の積み重ねです。
私の部署で起きていたことは、 実は多くの会社で起きている典型例そのものです。
第3章：Excel属人化に歯止めをかけるために、私が実際に行った対策
Excelの属人化は、
「天才が作ったから仕方ない」
「複雑だから触れない」 という諦めから始まります。
しかし私は、 「このままでは本当に危ない」 と感じ、実際に対策に踏み切りました。
ここでは、私が実際に行った対策を “誰でも再現できる形” に整理して紹介します。
対策①：まず“式を理解しようとしない”ことから始めた
多くの人は、複雑なExcelを見ると 「式を全部理解しよう」として挫折します。
私も最初はそうでした。
しかし途中で気づきました。
式の意味を理解する必要はない。
まず“どこが変数で、どこが固定値か”だけを見ればいい。
属人化の正体は、 変数がどこにあるかわからないこと です。
だから私は、 式の意味ではなく “変数の位置” を特定する作業から始めました。
対策②：変数を“1か所に集める”入力シートを作った
属人化の最大の原因は、 変数がシートのあちこちに散らばっていること です。
そこで私は、
- 製品NO
- 製造日
- 消費期限
- 製造機械
など、 人が入力する項目だけを1か所に集めた“入力シート” を作りました。
これにより、
- どこを触ればいいかが明確になる
- 若手が迷わない
- 式の中身を知らなくても使える
という状態が作れます。
対策③：式は“別シート”に隔離して、触れないようにした
元のフォーマットは、 入力欄と式が混在していました。
これがブラックボックス化の原因です。
そこで私は、
- 入力シート
- 計算シート
- 出力シート
という 3層構造 に分けました。
特に計算シートは、
- グレーアウト
- 保護
- 触れないようにする
こうすることで、 式を壊すリスクをゼロにしました。
対策④：計算式のセルはロックして、触れないようにする
Excel属人化の最大のリスクは、
誰かが誤って計算式を壊してしまうことです。
複雑な式を理解する必要はありません。 やるべきことはただ一つ。
計算式のセルをロックし、計算シート全体を保護する。
これだけで“式が壊れるリスク”はほぼゼロになります。
入力する場所（入力シート）だけ触れれば十分で、 計算シートは見えるだけでOK。
これが対策を維持するための最もシンプルで確実な方法です。
第4章：属人化に歯止めをかけるための“運用ルール”
Excelの属人化は、 複雑な仕組みを作ることよりも、
「どこを触ってよいか」 「どこから先は触らないか」
を明確にするだけで大きく減らせます。
難しい教育や専門知識は必要ありません。
現場で共有すべきことは、たったこれだけです。
触る場所は「入力シート」だけ
入力シートは、誰が見ても迷わないように “人が入力する項目だけ” を置きます。
計算シートは触らない
計算式は壊れやすく、属人化の最大の原因です。
ロックをかけて、見えるだけの状態にしておきます。
出力シートは“見るだけ”
最終結果だけを並べたシートを用意し、
誰が見ても同じ結果になるようにします。
運用してみて理解が追いつかない場合は、細分化すればよい
最初から完璧に作る必要はありません。
運用してみて、理解が不足する部分があれば、
計算シートをさらに細分化するなど、
現場に合わせて調整すれば十分です。
計算式の理解は、 大掛かりな仕組みではなく、
小さなルールの積み重ねで実現できます。
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